64. Productividad para guionistas (2ª parte)

Continuamos con el propósito de dejar de procrastinar y ser más productivos gracias a los consejos que nos da Timo Kianen en su libro Work Smarter Not Harder, que podría traducirse como Trabaja Inteligentemente, No Más Duro. La semana pasada vimos los nueve primeros consejos adaptados al trabajo de guionista y hoy veremos los nueve siguientes. Espero que estéis aplicando al menos alguno de ellos. Yo intento predicar con el ejemplo y la verdad es que desde lo hago estoy más concentrado y productivo.

La semana pasada terminó el curso de desarrollo de personajes y hoy comienza uno nuevo: Estructuras narrativas. Un curso en el que veremos cada semana un tipo de estructura narrativa diferente para aplicar a nuestras historias. Comenzamos con una básica, la estructura en tres actos del paradigma de Syd Field, pero vamos a ver algunas menos conocidas que seguro os sorprenderán. Los que queráis profundizar en ellas solo tenéis que apuntaros a la plataforma de Guiones y guionistas por tan solo 10 $ al mes. Un buen propósito para este año que empieza.

Consejos de productividad para guionistas

Os recuerdo que el libro del que estoy hablando, Work Smarter Not Harder, es uno de los libros gratuitos más descargados de Amazon, y os lo podéis descargar en Productive Superdad. Es la web del ingeniero y blogger Timo Kianen, el autor del libro, y tiene varios libros de productividad más por si os interesa. Nos habíamos quedado en el consejo número nueve. Continuamos ahí.

10. Delega de forma adecuada.

Si delegas una tarea tienes que hacerlo de la manera adecuada. Tienes que definir claramente en qué consiste la tarea y documentar los pasos a seguir. Lo ideal es documentar todos los pasos y ejecutarlos tú mismo para ver si las instrucciones son correctas.

Por ejemplo, si yo quisiera delegar la publicación del podcast en Ivoox y en mi web tendría que documentar claramente todos los pasos a seguir para que cualquiera pudiera hacerlo, aunque no supiera de WordPress. No es complicado una vez que sabes hacerlo, pero aprenderlo te lleva un tiempo, por lo que es importante que documentemos todos nuestros procesos para poder delegar algún día. Pero no basta con delegar, hay que hacer seguimiento a la tarea para que no te olvides de ella.

Otro ejemplo sería la búsqueda de documentación para un guion. Si nosotros no podemos hacer la investigación directamente, tenemos que explicar muy bien nuestras necesidades a la persona que vaya a hacerla. A mí personalmente me gusta hacer directamente la fase de investigación porque me parece un proceso muy creativo donde se me ocurren muchas de las cosas de la historia.

11. Toma pausas.

Las pausas son fundamentales en el trabajo para la productividad. Cada pausa se genera energía, te desconecta, oxigenas tu cuerpo y tu mente. Y así cuando te vuelves a sentar a trabajar eres más productivo. Tómate una taza de café o un aperitivo sano, medita, échate una siesta si estás en casa, socializa con compañeros o familiares, tómate un respiro en la terraza… Da igual el método de trabajo que sigas y lo que duren tus sesiones, pero ponle pausas y te irá mejor.

12. Tómate los sapos primero.

Los “sapos” son las tareas que nadie quiere hacer y que siempre intentamos posponer. Por ejemplo, atender a un cliente molesto, pedirle a tu jefe vacaciones o un aumento, hacer la declaración trimestral del IVA o una factura… Hay que hacerlo lo primero del día sobre todo porque hasta que no lo hagas vas a estar tenso, sabiendo que tienes que hacerlo aunque no quieras. Y una vez hecho, te quitas un peso de encima.

Lo primero que hay que hacer para comerse un “sapo” es prepararse mentalmente para la situación. Visualizar qué puede pasar, qué te pueden decir, cómo vas a reaccionar… y si mentalmente te prepararas para una situación negativa cuando pase no va a ser tan dura como te imaginabas. Como ya lo has vivido no te pilla de nuevo. Lo segundo es visualizar en cómo te sentirás cuando haya pasado esa situación. Pensar en lo bien que estarás cuando hayas quitado ese peso de encima.

13. Crea check lists o listas de tareas.

Hay dos tipos de listas de tareas: Las tareas “LEER-HACER”, es decir, tareas que las lees y las ejecutas, tipo receta de cocina. Y las tareas “LEER-CONFIRMAR”, que sirven para verificar que has realizado las tareas de la lista. Si vas a hacer tareas al detalle, como el ejemplo que decía de la receta de cocina, te conviene hacer una lista “LEER-HACER” que te diga paso a paso qué hacer. Las listas “LEER-CONFIRMAR sirven por ejemplo para anotar lo que debes meter en una maleta de viaje y después comprobar que llevas todo.

Si llevamos la teoría al mundo del guion una escaleta sería una especie de lista “LEER-HACER”. Una vez terminada la escaleta, cuando pasemos a escribir el tratamiento o el guion, iremos desarrollándola escena por escena. No vamos a escribir el guion y después chequear la escaleta a ver si hemos escrito todas las escenas o no. Tomaremos la escaleta como una referencia para la escritura.

Un ejemplo de lista LEER-CONFIRMAR sería un brainstorming de ideas para desarrollar un personaje. Haríamos primero un listado de ideas e iríamos desarrollando el personaje. Después chequearíamos si hemos utilizado todas las ideas o no, y veríamos si alguna de las ideas no usadas se podría incorporar.

14. Haz una “foto” de tu lugar de trabajo antes de irte de vacaciones.

Yo he trabajado muchos años en productoras de televisión y es cierto que cuando llegan las vacaciones desconectas totalmente. Que para eso son las vacaciones. Pero cuando vuelves al trabajo te tiras varios días hasta que aterrizas. No recuerdas en qué estabas, qué te quedaba por hacer… Por eso es tan útil tomar esa foto “virtual” de tu trabajo en la que anotas todas las tareas con las que estás. Si haces esta especie de check-list, cuando vuelves lo tienes todo al día y puedes volver a ser productivo desde el minuto uno.

15. Enfócate en una sola cosa cada vez.

Escribir un guion de un largometraje o una serie es una tarea descomunal. Piensas en la cantidad de tramas, personajes y páginas que hay que escribir y es fácilmente que te agobies. Por eso hay que dividir esa macrotarea en tareas más pequeñas. Que tengan límites en el tiempo y sean más fácilmente ejecutables. Lo ideal es que puedas ver avances todos los días. Para eso hay que planificar primero el trabajo y después intentar cumplir los plazos, evitando todas las distracciones que nos alejen de él.

Hay muchas formas de dividir un guion. Podemos ponernos un límite de páginas a escribir cada día. O de escenas. Si antes de empezar a escribir cada día nos prefijamos una meta de escribir una escena o tres páginas por ejemplo, la tarea nos parece más liviana. Y así, día a día, el guion se irá escribiendo. Por eso también ayudan las fases de escritura del guion. Hacer primero un sinopsis, después una escaleta, luego un tratamiento y por último el guion. Al desmenuzar el trabajo se hace más asequible cada uno de los pasos.

16. Controla tu saturación en el trabajo.

Hay veces que estás muy saturado con una tarea y viene un compañero o un jefe y te encarga algo más. Bueno pues, hay que aprender a decir que NO. Muchas veces decimos que sí por quedar bien, cuando sabemos que deberíamos decir que no, porque al decir que sí nos estamos metiendo en un problema.

O por lo menos, si no puedes decir no, define las expectativas que tienen los demás respecto a los tiempos de entrega. Acepta el encargo pero explícale a la persona el tiempo que te tomará realizarlo. O explícale cuál es tu tarea actual y si la suya tiene más prisa renegocia con quien estabas haciendo tu tarea para ver cuál se prioriza.

A los guionistas nos pasa mucho eso de que la gente nos propone proyectos. Y lo peor es que muchas veces son proyectos que no son pagados, sino que tienen la promesa de que si salen adelante y se encuentra la financiación se cobrará. Todos hemos dicho que sí muchas veces, aunque estemos con otro trabajos y eso nos robe tiempo. Pero hay que aprender a decir no. No solo por una labor profesional, de cobrar por nuestro trabajo, sino porque mientras estamos desarrollando proyectos de otros no desarrollamos los nuestros propios. Y si lo hacemos todo a la vez nos saturamos innecesariamente.

17. Conoce tus herramientas.

Tenemos que conocer bien las herramientas con las que trabajamos para así ser más productivos. Y los guionistas trabajamos con procesadores de texto y programas de escritura de guion. Pero si trabajamos en televisión también es posible que necesitemos un Excel para hacer escaletas y manejar el Keynote o PowerPoint para hacer presentaciones. Y manejarnos bien con la búsqueda de información por internet y con la comunicación en redes sociales. El guionista que trabaje en televisión hoy en día y no controle las redes sociales es un guionista que está en desventaja con el resto de compañeros y que probablemente no sepa hacer bien su trabajo por muy bien que escriba.

Y cuando digo que hay que conocer los procesadores de texto es que hay que conocerlos bien. Si manejamos los atajos de teclado y no tenemos que ir al ratón cada vez que queremos hacer algo vamos a ahorrar mucho tiempo. Y hay que conocer todas aplicaciones y las novedades del mercado que nos ayuden a realizar nuestra tarea con mayor eficiencia. Yo siempre que tengo un programa nuevo intento ver todas sus características al principio. Aunque parezca que estés perdiendo tiempo, es I+D, investigación y desarrollo. Un tiempo que después vas a ahorrar con creces cuando controles el programa y lo manejes sin pensar.

Voy a dedicar el próximo podcast a hablar de los programas de escritura de guion y todas sus prestaciones. Y aprovecho para anunciaros que el jueves comienza el curso de Programas gratuitos de escritura de guion para los suscritos a la plataforma. Veremos videotutoriales con los principales programas que se pueden utilizar de forma gratuita para ver qué tareas hace cada uno.

Pero no todo tiene que ser digital. Porque para escribir al fin y al cabo solo hace falta una hoja y un lapicero. La semana que viene os tengo una sorpresa. El Planner de guion. Una guía que os ayudará en la creación de vuestros guiones. Los que ya están suscritos a la plataforma ya saben de qué hablo porque se lo regalé para los reyes magos. Pero los demás tendréis que esperar hasta la semana que viene para saber de qué se trata y verla en mi web.

18. Conoce en qué gastas tu tiempo cuando estás sentado en el ordenador.

Y llegamos al último consejo del podcast de hoy: conoce qué haces el tiempo que estás frente al ordenador y cuánto dedicas a cada tarea. Normalmente nos sentamos, encendemos el ordenador y vamos pasando de una cosa a otra casi sin darnos cuenta. Al final del día sabes como máximo cuánto tiempo has estado frente al ordenador, pero no en qué lo has gastado. Esa ignorancia no hace ser más improductivos.

Para controlar nuestra productividad afortunadamente ahora hay muchas aplicaciones que lo hacen con facilidad. Os voy a hablar de dos, cada una controla cosas diferentes. Una te habla del tiempo que dedicas a cada programa y otra el tiempo que gastas en cada tarea.

La aplicación RescueTime te da unas estadísticas de en qué estás gastando tu tiempo.  Trabaja en segundo plano y te dice el tiempo que has estado en el ordenador, el que has dedicado a redes sociales, el que dedicas a contestar el mail, el que pasas viendo webs… lo controla todo. Tiene una versión gratuita y una de pago con más prestaciones. Es interesante porque te ayuda a saber en qué pierdes el tiempo. Si al finalizar el día miras sus informes puede que te lleves alguna sorpresa con el tiempo que pasas en redes sociales o algunas webs. También es útil para saber el tiempo que pasas escribiendo mails o trabajando con algún programa. Así puedes calcular cuánto tiempo te lleva un trabajo y después a la hora de presupuestar algunos encargos ya sabes cuánto te puede llevar más o menos.

Aunque para eso hay otra aplicación mejor. Una aplicación que yo llevo usando un par de meses y que me ha cambiado la vida. Me refiero a Toggl. Toggl es una aplicación para contabilizar el tiempo que dedicas a cada proyecto. Tiene un “play” y un “stop” como si fuera un cronómetro. A la hora de darle al “play” le asignamos un proyecto o cliente y automáticamente empieza a contabilizar.

Os reconozco que al principio no te acuerdas de darle al “play” y finalizarlo en el “stop”, pero cuando creas el hábito es instantáneo y muy útil. Como además tiene una aplicación en el teléfono que está sincronizada puedes manejarlo indistintamente entre el móvil y el ordenador. Y lo alucinante es cuando al acabar la semana te envía un informe con todo el tiempo que has trabajado en la semana y a qué se lo has dedicado. Y puedes sacar después informes que te digan cuánto tiempo le dedicas a cada proyecto.

A mí me resulta muy útil para ver si le dedico mucho a un proyecto y tengo que reducir y optimizar, y también para saber el tiempo que me lleva un trabajo y ponerle precio. Por ejemplo, las consultorías. Veo cuánto tiempo le dedico a cada proyecto y así puedo prever lo que dedicaré a proyectos futuros para ajustar el precio. Los informes semanales tienen que servirte para analizarlos y después tomar acción para mejorar tu productividad.

Yo prefiero Toggl a RescueTime porque puedo valorar qué es lo que estoy haciendo realmente. RescueTime me dice el tiempo que dedico a redes sociales, pero no si estoy curioseando en un rato de descanso o si estoy trabajando subiendo un podcast.

Y con esto terminamos el podcast de hoy en el que hemos hablado de cómo los guionistas podemos mejorar nuestra productividad siguiendo los consejos que da Timo Kianen en su libro Work Smarter Not Harder. Y si os ha gustado, agradecería una valoración de 5 estrellas y un reseña en Itunes o un “Me gusta” en Ivoox. Estaremos juntos los martes y jueves con nuevas técnicas, estrategias y análisis para que aprendamos entre todos a ser mejores guionistas.


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